Convention BIM, cahier des charges et charte : décrypter les documents côté BE

En tant que Mickael Quinart, consultant BIM/DAO chez PALLADION, je vous propose d'approfondir cet article pour en faire un guide pédagogique complet sur les documents clés de la contractualisation BIM. Comprendre et maîtriser ces documents est essentiel pour la réussite de tout projet collaboratif en approche BIM. Ils définissent le cadre, les attentes et les responsabilités de chacun, garantissant ainsi une collaboration fluide et efficace.

Trois documents, trois niveaux d'engagement

Dans un projet BIM, la communication et la contractualisation sont primordiales. Trois documents se distinguent par leur rôle et leur émetteur, définissant des niveaux d'engagement différents mais complémentaires.

Le Cahier des Charges BIM (EIR - Employer's Information Requirements)

L'EIR est le document fondateur. Il est rédigé par le Maître d'ouvrage (MOA) et exprime sa vision, ses objectifs et ses exigences en matière de gestion de l'information pour le projet. Il s'agit d'une spécification de ses besoins en information, pas seulement des livrables 3D. L'EIR détaille quels sont les usages BIM attendus, le niveau de maturité BIM souhaité, les livrables informationnels (maquettes, bases de données, documents), les formats d'échange et les protocoles de collaboration. C'est le "quoi" et le "pourquoi".

La Convention BIM (BEP - BIM Execution Plan)

En réponse à l'EIR du Maître d'ouvrage, l'équipe de Maîtrise d'œuvre (MOE) – ou l'entreprise générale selon la phase et le type de marché – élabore la Convention BIM. Ce document est le "comment". Il décrit précisément la stratégie de l'équipe pour atteindre les objectifs fixés par l'EIR. La Convention BIM aborde des aspects cruciaux comme :
- L'organisation du projet BIM (rôles, responsabilités, organigramme BIM).
- Les processus de collaboration (plateforme collaborative, workflow d'échange).
- Les outils logiciels utilisés par chaque acteur.
- Les méthodes de modélisation (niveaux de détail, classification des objets).
- Les protocoles de contrôle qualité des maquettes.
- La planification des livrables et des revues de maquette.

Elle doit être le plus précise possible pour éviter toute ambiguïté et servir de référence tout au long du projet.

La Charte BIM

La Charte BIM est un document de niveau plus générique. Elle peut être rédigée par le Maître d'ouvrage pour cadrer l'ensemble de ses projets ou par une entreprise pour définir ses propres principes internes de travail en BIM. Elle contient des règles générales, des principes éthiques et des lignes directrices pour l'utilisation du BIM. Elle n'est pas spécifique à un projet mais établit un cadre de référence plus large. Par exemple, elle peut définir une politique de nommage des fichiers, des bibliothèques d'objets standards ou des niveaux d'exigence minimaux pour tous les projets de l'entité.

Cette figure illustre bien la complexité et l'interconnexion des acteurs et des informations dans un processus BIM collaboratif. Les documents que nous venons de décrire sont les garants de la bonne coordination de cet écosystème.

Les clauses à lire attentivement

L'examen minutieux de ces documents, et en particulier de l'EIR et de la Convention BIM, est une étape non négociable. Toute imprécision ou omission peut entraîner des surcoûts, des retards ou des litiges.

• Usages BIM demandés : quantitatifs, synthèse, simulation, exploitation… chacun a un coût.
• Analyse approfondie : Chaque usage BIM (détection de conflits, planification 4D, calculs énergétiques, facility management 6D, estimation des coûts 5D, etc.) représente une charge de travail et des compétences spécifiques. Assurez-vous que chacun est clairement défini et que son intégration dans le périmètre contractuel est justifiée et rémunérée.
• Niveaux de détail par phase : un niveau trop élevé en APS est une perte de temps.
• Analyse approfondie : Le niveau de développement (LOD - Level of Development ou LOIN - Level of Information Need) doit être adapté à la phase du projet (APS, APD, PRO, EXE). Exiger un LOD trop élevé (par exemple, des boulons modélisés individuellement) en phase préliminaire est inefficace et coûteux. La norme ISO 19650-1 et 2 apporte un cadre précieux pour définir ces besoins d'information.
• Formats et versions d'échange (IFC 2x3, IFC4, BCF).
• Analyse approfondie : La spécification des formats d'échange (principalement l'IFC - Industry Foundation Classes, avec ses versions 2x3, 4, etc.) et des protocoles de communication (comme le BCF - BIM Collaboration Format pour la gestion des remarques) est capitale pour l'interopérabilité. Une mauvaise version peut rendre les modèles inexploitables. L'utilisation d'un CDE (Common Data Environment) est également à définir clairement.
• Fréquence des diffusions et des revues de maquette.
• Analyse approfondie : Un calendrier de livraisons et de revues réaliste est indispensable. Des diffusions trop fréquentes peuvent surcharger les équipes, trop espacées, elles risquent de retarder la détection des problèmes.
• Responsabilités : qui est propriétaire de quel modèle, qui arbitre.
• Analyse approfondie : La clarification des rôles (BIM Manager, Coordinateur BIM, Référent BIM, etc.) et des responsabilités (qui modélise quoi, qui contrôle, qui valide) est fondamentale. La Convention BIM doit désigner clairement le responsable de la coordination et l'arbitre en cas de désaccord.
• Propriété intellectuelle et réutilisation des maquettes et familles.
• Analyse approfondie : Il est crucial de définir qui détient les droits sur les modèles et les objets génériques (familles, blocs) développés pour le projet, et dans quelle mesure ils peuvent être réutilisés pour d'autres projets.
• Livrables finaux : maquette DOE, COBie, format des plans.
• Analyse approfondie : Au-delà des plans traditionnels, les livrables BIM peuvent inclure une maquette de l'ouvrage exécuté (DOE numérique), des données structurées pour l'exploitation et la maintenance (comme le format COBie - Construction Operations Building Information Exchange), et d'autres fichiers spécifiques. Ces livrables impactent directement la charge de travail et doivent être anticipés.

Cas concret en bureau d'études

Imaginons un bureau d'études structures (BE Structure) qui répond à un appel d'offres pour un projet de bâtiment de bureaux. Le Maître d'ouvrage a transmis un Cahier des charges BIM (EIR) assez détaillé.

L'EIR spécifie que :
1. Les maquettes devront permettre une détection de conflits (clash detection) régulière.
2. Un niveau de détail géométrique (LOD) 300 est requis pour tous les éléments structurels dès la phase PRO, et LOD 350 pour les fondations.
3. Des données non graphiques spécifiques (matériaux, références d'éléments structurels, résistance au feu, phase de construction) devront être attachées à chaque objet pour permettre une exploitation ultérieure des données pour le Facility Management (usage 6D).
4. Les échanges se feront au format IFC4 via une plateforme collaborative spécifique, avec des mises à jour bimensuelles et des points de coordination hebdomadaires via BCF.
5. Le BE Structure sera responsable de la modélisation de l'ensemble de l'ossature primaire et secondaire, des fondations et du plancher.

Face à cet EIR, le BE Structure doit rédiger sa Convention BIM (BEP). Dans ce BEP, il précisera :
- Méthodologie de modélisation : Description des logiciels utilisés (Revit par exemple), conventions de nommage des familles et des objets, méthode de modélisation des renforts, des ouvertures, etc.
- Gestion des LOD et LOIN : Confirmation de la capacité à atteindre les LOD 300/350 demandés, et détail des informations qui seront attachées aux objets (propriétés IFC, paramètres partagés).
- Processus de clash detection : Définition des règles de clash, outils utilisés (Navisworks par exemple), fréquence des analyses, circuit de résolution des conflits via BCF.
- Calendrier : Proposition d'un calendrier détaillé des livrables IFC et BCF, en accord avec les exigences bimensuelles de l'EIR.
- Rôles et responsabilités : Désignation du Référent BIM Structure en interne, son rôle de coordination avec le Coordinateur BIM général du projet.
- Périmètre : Rappel des éléments structurels modélisés et confirmation de ce qui n'est pas à leur charge (par exemple, les faux-plafonds ou certains équipements techniques qui pourraient interférer avec la structure).

Ce travail minutieux permet au BE Structure de s'engager clairement, de chiffrer précisément sa mission BIM et de définir les conditions de sa collaboration, se protégeant ainsi d'éventuels dépassements ou malentendus.

Méthode pas à pas

La mise en place d'une contractualisation BIM efficace suit un processus logique et rigoureux :

1. Analyse de l'EIR (Cahier des charges BIM) : Lisez attentivement l'intégralité du document du Maître d'ouvrage. Identifiez les exigences clés concernant les usages BIM, les niveaux de détail, les formats d'échange et les livrables. Soulignez les points flous ou potentiellement problématiques.
2. Évaluation des ressources internes et externes : Déterminez si votre équipe possède les compétences et les outils nécessaires pour répondre à l'EIR. Si ce n'est pas le cas, évaluez la nécessité de formations, de recrutement ou de sous-traitance.
3. Rédaction de la Convention BIM (BEP) préliminaire : Élaborez une première ébauche de la Convention BIM en détaillant comment vous comptez répondre à chaque point de l'EIR. Précisez les méthodes, les logiciels, les protocoles et l'organisation de l'équipe. N'hésitez pas à poser des questions au Maître d'ouvrage si des points de l'EIR sont ambigus.
4. Négociation et ajustement : Présentez le BEP au Maître d'ouvrage. Discutez et négociez les points d'accord et de désaccord. C'est l'occasion d'ajuster les exigences en fonction des capacités réelles, des contraintes du projet et du budget. Veillez à ce que chaque usage BIM se traduise par une mission claire et une rémunération adéquate.
5. Validation et signature de la Convention BIM : Une fois les discussions terminées et les ajustements effectués, le BEP est validé par toutes les parties prenantes clés et signé. Il devient alors un document contractuel de référence pour le projet.
6. Mise en œuvre et suivi : Appliquez les procédures définies dans le BEP. Assurez un suivi régulier de son application et documentez toute évolution ou modification.

Points de vigilance

• L'EIR comme document contractuel : L'EIR est souvent intégré aux pièces du marché. Toute non-conformité à ses exigences peut avoir des conséquences financières et juridiques. Il est impératif d'y répondre de manière exhaustive dans la Convention BIM.
• La chaîne de responsabilité : Dans un environnement multi-acteurs, la clarté des responsabilités est cruciale. Qui est responsable de la qualité de la maquette pour chaque discipline ? Qui réalise la synthèse ? Ces points doivent être indubitablement établis.
• La flexibilité face aux imprévus : Même le BEP le plus robuste peut nécessiter des adaptations. Prévoyez une procédure de gestion des changements (Change Control) pour toute modification significative des exigences ou des méthodes, afin de tracer les évolutions et de s'assurer de leur accord mutuel.
• Le coût du BIM : Chaque exigence BIM a un coût. Une modélisation très détaillée, des analyses complexes ou des livrables spécifiques (comme le COBie) demandent du temps, des compétences et des outils. Ne sous-estimez jamais l'estimation de ces coûts dans votre offre.
• L'interopérabilité : L'utilisation de logiciels hétérogènes est la norme. L'IFC est le standard d'échange privilégié, mais sa bonne implémentation dépend de la qualité d'export des logiciels et de l'interprétation par les autres. Des tests d'échanges en début de projet sont fortement recommandés.

Bonnes pratiques / Erreurs courantes

Se protéger sans se fermer

1. Répondre à l'EIR par une convention précise plutôt que par un accord tacite.
Enrichissement :* C'est votre filet de sécurité juridique et technique. Ce document doit refléter votre compréhension des attentes et votre engagement à y répondre, mais aussi vos limites et vos méthodes.
2. Faire correspondre chaque usage BIM à une mission et des honoraires.
Enrichissement :* Le BIM n'est pas "gratuit". Chaque service, qu'il s'agisse de la modélisation à un certain LOD, de la coordination, de la détection de clashs, de la production de quantitatifs ou de l'intégration de données pour le Facility Management, représente une charge de travail et doit être valorisé.
3. Indiquer clairement ce qui est hors périmètre.
Enrichissement :* Une clause de "hors périmètre" est aussi importante que l'engagement sur le périmètre. Elle évite les glissements de mission ("scope creep") et les attentes non formulées.
4. Tracer les évolutions de la convention en cours de projet.
Enrichissement :* Les projets sont vivants. Un avenant ou un addendum à la Convention BIM, cosigné par toutes les parties, est la seule façon de formaliser un changement d'exigence ou de méthode, garantissant ainsi la transparence et la protection de chacun.

À retenir

• EIR = besoin du client ; convention = réponse de l'équipe ; charte = règles communes.
• Usages, niveaux de détail, formats et responsabilités sont les clauses clés.
• Une convention précise protège le BE et fluidifie le projet.
• La norme ISO 19650 fournit un cadre international pour la gestion de l'information BIM, tandis que l'IFC et le BCF sont des standards techniques essentiels pour l'interopérabilité.
• Des outils comme Revit (modélisation) et Navisworks (coordination, clash detection) sont couramment utilisés et doivent être intégrés aux protocoles définis.

Article issu de la thèse professionnelle « Transition et déploiement optimisé du BIM, application en bureau d'études ».

Mickael Quinart, PALLADION